Оксана093, здравствуйте.
Вопрос у Вас очень запутанный. Давайте я попробую разложить все по полочкам.
1. Вы вносите арендную плату наличными деньгами. (Здесь Вам необходимо отслеживать, чтобы в рамках одного договора сумма арендных платежей не превысила 100000 рублей. согласно Указанию ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У "ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ")
2. Для того, чтобы расплатиться с арендодателем Вы выдаете своему сотруднику денежные средства под отчет. Подотчетное лицо вносит арендную плату, и арендодатель выписывает ему квитанцию, подтверждающую получение денег. Здесь Вы должны зафиксировать авансовый отчет от подотчетного лица и указать в нем, что денежные средства, взятые под отчет, внесены в качестве арендной платы за арендуемое помещение.
3. На основании договора аренды, акта приема-передачи помещения в аренду и квитанции об оплате аренды Вы принимаете расходы по аренде для целей налогообложения прибыли. Это можно делать и без выставления Вам арендодателем ежемесячного акта оказанных услуг (но если арендодатель Вам выставляет такой акт, то им вполне можно подтвердить получение услуги):
Цитата: Вопрос: Является ли обязательным ежемесячное составление акта (выполненных работ, оказанных услуг) для подтверждения расходов и списания арендной платы? На сегодняшний день на него нет четкого ответа. Минфин считает, что ежемесячное составление акта об оказании услуг по аренде недвижимого имущества является обязательным (Письмо от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505).Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов в виде арендных платежей и сообщает следующее.В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество (в том числе земельные участки).Для документального подтверждения указанных расходов необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества.При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения прибыли не требуется.Заместитель директора ДепартаментаС.В. Разгулин